Flex
In de flex-branche gaan veel persoonsgegevens om. Daarnaast is het verloop van flex-medewerkers normaal gesproken aanzienlijk hoger dan van reguliere werknemers. Dat betekent dat iedere betrokken partij goed moet opletten welke gegevens hij mag verwerken, welke gegevens hij mag delen met andere partijen in de keten en hoe lang hij de verkregen persoonsgegevens mag bewaren.
Zo mag een organisatie alleen in uitzonderlijke gevallen een kopie of scan maken van iemands identiteitsbewijs. Tot 1 januari 2018 was het zo dat bij de inschrijving van een uitzendkracht slechts die gegevens mochten worden verwerkt die nodig waren voor de arbeidsbemiddeling. Dit betekende dat louter basale gegevens, zoals onder meer NAW-gegevens en relevante werkervaring, ten behoeve van de arbeidsbemiddeling mochten worden verwerkt. Een kopie of scan van een identiteitsbewijs van een werkzoekende mocht uitdrukkelijk niet worden gemaakt, omdat hier geen grondslag voor bestond. De identiteit van een werkzoekende mocht slechts worden gecontroleerd door de persoon te vragen zijn identiteitsbewijs te tonen.
Vanaf 1 januari 2018 is het echter mogelijk om gedurende vier weken voorafgaand aan de terbeschikkingstelling of arbeidsbemiddeling een kopie van een identificatiedocument (of vreemdelingendocument) in de loonadministratie op te nemen. Tenzij de uitzendkracht in die periode in dienst treedt bij het uitzendbureau, moet het uitzendbureau de kopie na vier weken verwijderen.
Een uitzendbureau moet dus helder hebben welke persoonsgegevens van diens aankomende, huidige en voormalige uitzendkrachten mogen worden verwerkt. Daarnaast mogen die gegevens ook beperkt worden bewaard. Voor sommige gegevens gelden wettelijke (maximum)termijnen, voor andere gegevens moet het uitzendbureau zelf een inschatting maken.
Ook de doorgifte van persoonsgegevens aan andere partijen is een belangrijk aandachtspunt in de flex-branche. Denk aan het verstrekken van informatie door een uitzendbureau aan de inlener, het laten controleren van cao-verplichtingen door de SNCU of het doorgeven van persoonsgegevens in de keten in het kader van de Wet aanpak schijnconstructies. Lees voor meer informatie over dit onderwerp dit artikel, geschreven door Ellen Timmer.
