E-mailnieuwsbrieven en de AVG

U kunt het zich vast nog herinneren: op en rondom 25 mei 2018 werd u overspoeld met e-mailnieuwsbrieven van verschillende bedrijven en/of instellingen waar u naar alle waarschijnlijkheid al jaren klant bent, met het verzoek om uw toestemming, zodat zij u na het van kracht worden van de AVG nieuwsbrieven konden blijven toezenden.

Veel van deze nieuwsbrieven (met het verzoek om uw toestemming) hadden zij niet hoeven zenden. Echter, vanwege de onduidelijkheid rondom de spelregels van de AVG en veelal met het credo ‘just to be sure’ in het achterhoofd zijn massaal toestemmingsverzoeken toegezonden en hebben sommige bedrijven en/of instellingen zelfs hun bestaande, jarenlang opgebouwde klantenbestanden vernietigd.

Nog steeds merken wij dat er onzekerheid en onduidelijkheid over het toezenden van e-mailnieuwsbrieven en de AVG bestaat. De Autoriteit Persoonsgegevens ('AP') heeft recent getracht orde in de chaos te scheppen. Deze actie van de AP is meer dan welkom.

Op 4 oktober jl. maakte de AP bekend dat zij uitgebreide informatie over de spelregels rond direct marketing op haar website heeft gepubliceerd.

E-mail nieuwsbrieven

Aandachtspunten bij e-mail nieuwsbrieven (zie voor de details de pagina van de AP):

• Er is geen toestemming nodig als bestaande klanten per e-mail worden benaderd voor eigen, soortgelijke producten.
• Berichten aan algemene e-mailadressen van bedrijven en organisaties vallen niet onder de AVG. Overigens kan daarmee wel veel irritatie worden gewekt, dus doe dat maar één keer en vraag expliciet of het bedrijf of de organisatie na dat eerste bericht nog e-mail wil ontvangen. Let er verder op dat de regels rondom spam wel op bedrijven en organisaties van toepassing zijn (de Telecommunicatiewet).
  
  
• Als andere dan bestaande contacten (natuurlijke personen) worden benaderd via e-mail, is toestemming nodig. Die toestemming moet op elk gewenst moment kunnen worden ingetrokken door middel van een makkelijke mogelijkheid die in iedere e-mail wordt vermeld.
  
  

  Wij gaan ervan uit (al is de Autoriteit Persoonsgegevens daar niet duidelijk over) dat als beperkte gegevens worden gevraagd (bijvoorbeeld alleen e-mailadres, eventueel plus voornaam/achternaam) en die gegevens niet op een andere manier worden gebruikt (bijvoorbeeld in een relatiedatabase, waaraan verkregen gegevens worden toegevoegd, bijvoorbeeld gegevens die digitaal via het surfgedrag zijn verkregen of die van een gegevenshandelaar zijn gekocht), die toestemming vrij snel mag worden aangenomen; zeker als er een nette afmeldmogelijkheid wordt geboden.

  Diverse bedrijven en/of instellingen sturen e-mailnieuwsbrieven om hun klanten en/of relaties op de hoogte te stellen van veranderde, dan wel nieuwe wet- en regelgeving of  om hun klanten uit te nodigen voor seminars, lezingen etcetera. Daarbij kunt u denken aan accountants, belastingadviseurs, notarissen en advocaten. Naast toestemming kan dan gerechtvaardigd belang als grondslag dienen.

  Een eerder gegeven toestemming voor verzending van e-mailnieuwsbrieven is na inwerkingtreding van de AVG meestal nog geldig. Wel is van belang dat de ontvangers goed zijn geïnformeerd over het gebruik van de gegevens. Het kan geen kwaad om de nieuwsbrieven-privacyverklaring nog een keer onder de aandacht te brengen.

  Voor het doorsturen van direct marketing van derden (‘hostmailing‘) is aparte toestemming nodig.

• Als e-mailadressen worden gekocht van een gegevenshandelaar, moet worden gecontroleerd of de gegevenshandelaar toestemming heeft gekregen om de e-mailadressen (en eventuele andere contactgegevens) aan u te verkopen.
  
  
• Zorg voor een duidelijke privacyverklaring inzake de gegevensverwerking bij nieuwsbrieven. Het beste is om daar een aparte verklaring voor te maken.
  
  
• Als iemand de e-mail nieuwsbrief opzegt, moeten alle gegevens worden verwijderd, tenzij er een andere verwerkingsgrondslag op grond van de AVG is.

Vragen over dit onderwerp en andere AVG onderwerpen kunnen altijd worden gesteld aan de mensen van het privacy-team van Pellicaan Advocaten.

Meer informatie

De pagina bij de Autoriteit Persoonsgegevens over direct marketing

Informatie over de privacy diensten van Pellicaan Advocaten.