De mailbox van een werknemer doorzoeken? Of toch maar niet?

Mag een werkgever zomaar de mailbox van een werknemer doorzoeken? Het antwoord op deze vraag kwam recent weer eens aan bod in een uitspraak van Rechtbank Amsterdam. In de procedure verzocht de werkgever de rechtbank om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te ontbinden. Eén van de gronden die de werkgever hiervoor aanvoerde, was het disfunctioneren van de werknemer. Om haar standpunten te onderbouwen, heeft de werkgever verschillende e-mails aan de rechtbank verstrekt.

 

De werknemer voert verweer tegen de ontbinding van zijn arbeidsovereenkomst. Hij voert daarbij onder andere aan dat zijn privacy is geschonden, omdat de werkgever zonder concrete verdenking, zonder aankondiging of toestemming de gehele mailbox tot en met 2016 heeft doorzocht. De werkgever stelt dat zij de mailbox doorzocht, omdat de werknemer “een belangrijk persoon was binnen de organisatie” en zij in de mailbox op zoek was naar informatie over lopende projecten.

 

Rechtbank Amsterdam is het met de werknemer eens en stelt dat de inbreuk op de privacy van de werknemer in strijd is met artikel 8 EVRM. De rechtbank komt tot dit oordeel op basis van de volgende overwegingen:

 

“[de werkgever had] zonder concrete verdenking, zonder vooraankondiging of toestemming, geen recht zijn gehele e-mailbox tot het jaar 2016 door nota bene een eigen werknemer (...) te laten doorzoeken. Als zij op zoek was naar lopende projecten, zoals zij stelt, valt niet in te zien waarom zij de mailbox ook over de jaren 2016, 2017 en 2018 heeft doorzocht.”

 

en

 

“Dat [werkgever] een gegronde reden had om de e-mails zonder toestemming van [de werknemer] te onderzoeken is niet gebleken. Van een rechtvaardigingsgrond is dan ook geen sprake.”

 

De rechtbank overweegt ook dat de schending van de privacy en de manier waarop de e-mailberichten zijn verkregen de onderlinge verhouding niet ten goede zijn gekomen. In combinatie met de andere omstandigheden van het geval komt de rechtbank tot de conclusie dat de arbeidsverhouding door de handelwijze van de werkgever ernstig en duurzaam is verstoord. De handelwijze van de werknemer leidt er in dit geval toe dat de werkgever naast de transitievergoeding een billijke vergoeding is verschuldigd. De werknemer vordert € 20.000 vanwege de schending van zijn privacy. Rechtbank Amsterdam veroordeelt de werkgever tot betaling van € 10.000 vanwege de grove privacyschending. De gehele uitspraak van Rechtbank Amsterdam van 14 juli 2020 kunt u hier terugvinden.

 

Deze uitspraak leert dat het een werkgever duur kan komen te staan wanneer de privacy van de werknemer niet in acht wordt genomen. Als werkgever is het aan te raden zorgvuldig met de privacy van werknemers om te gaan. Zoals uit deze uitspraak blijkt, geldt dit in het bijzonder wanneer de arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer verslechtert.

 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt verschillende eisen aan het verwerken van persoonsgegevens, zoals bij inzage van een mailbox. Voor rechtmatige inzage in e-mails (of andere controle van werknemers, zoals cameratoezicht, gps-systemen of toezicht op internet gebruik) is het in ieder geval noodzakelijk dat de werkgever bepaalt i) voor welk doel zij de e-mailberichten wil doorzoeken, ii) wat haar gerechtvaardigde belang daarbij is en waarom dat belang zwaarder weegt dan het belang van de werknemer op privacy en iii) of het in het specifieke geval ook echt noodzakelijk is om de e-mails van de werknemer te doorzoeken. Daarnaast gelden ook andere verplichtingen, zoals het informeren van de werknemers, het uitvoeren van een privacy assessment (DPIA) of de verplichting om de ondernemingsraad om instemming te vragen.

 

Neemt u de privacy van uw werknemers voldoende in acht? Is het beleid van uw organisatie op dit punt op orde? Wij brengen graag de aandachtspunten en de concrete acties voor uw organisatie in kaart. Behoefte aan zo’n check of een andere vraag over de privacy van werknemers, aarzel dan niet om contact op te nemen met Caro Mennen of een van de andere privacyrechtspecialisten van Pellicaan Advocaten.