De privacy van een sollicitant

Het doel van een sollicitatieprocedure is uiteraard het beoordelen van de geschiktheid van een sollicitant. In de sollicitatieprocedure worden daarbij veel persoonsgegevens verwerkt, zoals de sollicitatiebrief, het CV en eventuele vrijwillig toegezonden informatie. In een sollicitatiegesprek worden daarnaast aanvullende gegevens over de sollicitant genoteerd en ook een medische of psychologische keuring of een assessment kunnen onderdeel van de sollicitatieprocedure zijn.

Gerechtvaardigde doelen

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bepaalt dat in beginsel alleen in de volgende gevallen persoonsgegevens mogen worden verwerkt:

• het beoordelen van de kandidaat voor de vacante functie;
• het afhandelen van de door de kandidaat gemaakte onkosten, zoals reiskosten;
• het – voor zover van toepassing – verlenen van toegang tot het pand van de mogelijke nieuwe werkgever.

Bijzondere persoonsgegevens

Een eventuele verdergaande verwerking van persoonsgegevens moet kunnen worden gerechtvaardigd en onderbouwd op grond van de AVG. Aandachtspunt hierbij is het verwerken van ‘bijzondere persoonsgegevens’, zoals gezondheid, ras, godsdienst en politieke gezindheid. Omdat deze gegevens niet van belang zijn bij het beoordelen van de kandidaat, mogen deze gegevens (in beginsel) niet worden verwerkt. Ook mag tijdens een sollicitatiegesprek niet worden gevraagd of de kandidaat zwanger is of wil worden of naar de gezondheid van de kandidaat. Is de gezondheid van een kandidaat van belang voor de functie, dan is de kandidaat wel verplicht hierover mededeling te doen. Als een kandidaat dit niet meldt tijdens het gesprek en later uitvalt vanwege de verzwegen beperking, kan dit van invloed zijn op bijvoorbeeld de loondoorbetaling tijdens ziekte.

In twee gevallen mag een mogelijke nieuwe werkgever wel naar de gezondheid van de kandidaat informeren:

1. Om te checken of de kandidaat valt binnen de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten. In dit geval mag ook om het BSN worden gevraagd.
2. Na twee maanden dienstverband om te checken of de werknemer in aanmerking komt voor de no-riskpolis conform de Ziektewet.

Screening

Ook bij een screening van mogelijke kandidaten geldt dat alleen die informatie mag worden verwerkt om de geschiktheid voor de functie te beoordelen en dient de screening proportioneel te zijn in relatie tot de vacante functie.

Daarnaast kan er een wettelijke verplichting tot screening gelden bij bepaalde functies en een werkgever mag in dergelijke gevallen ook om een ‘Verklaring omtrent het gedrag’ (VOG) vragen. Het gaat dan om functies waarbij het van belang is dat de werknemers geen strafbare feiten hebben gepleegd die relevant zijn voor de functie of waarbij het van belang is dat de werknemers geen misbruik maken van hun machtspositie.

Bewaartermijnen

Tot slot moeten persoonsgegevens in het kader van een sollicitatieprocedure worden verwijderd zodra de kandidaat daarom vraagt, maar in ieder geval binnen vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Met toestemming van de kandidaat mogen persoonsgegevens wel langer worden bewaard, maar het is goed om daarbij een termijn af te spreken.

Voor meer informatie over privacygerelateerde onderwerpen kunt u contact opnemen met (een van) de privacyspecialisten van Pellicaan Advocaten.