Er zijn verschillende mogelijkheden om (al dan niet automatisch) allerlei gegevens en informatie over het eigen personeel te verzamelen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan cameratoezicht, het gebruik van toegangspoorten en telefooncentrales of het monitoren van e-mail en surfgedrag. Vaak wordt vorenbedoelde informatie gebruikt om het personeel te controleren.
Het gebruik van camera’s dient eerst door de ondernemingsraad (indien aanwezig) te worden goedgekeurd. Daarnaast moet de werkgever separaat en expliciet vastleggen wat het doel van het betreffende personeelsvolgsysteem is en de werkgever moet zich daaraan uiteraard houden. De camerabeelden mogen vervolgens niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk.
E-mailberichten behoren tot het privédomein van een werknemer, zelfs al zijn deze gedurende werktijd verstuurd vanaf de werkplek met het zakelijke e-mailadres. Slechts in uitzonderlijke gevallen mag de werkgever zich toegang verschaffen tot de e-mailbox van een werknemer. Een werkgever mag e-mailberichten in een tijdens werktijd gebruikt privé-account van een werknemer in geen enkel geval lezen.
Zowel cameragebruik als het monitoren van e-mail of surfgedrag is uitsluitend toegestaan indien de werkgever daar een gerechtvaardigd belang bij heeft. De werkgever moet dit belang benoemen en toelichten. Denk bijvoorbeeld aan het tegengaan van diefstal of fraude. Hoe nauwkeuriger dit is vastgelegd (en vooraf duidelijk is voor de werknemers), hoe groter de kans dat het belang van de werkgever de voorkeur krijgt. Indien daarentegen alcohol- en drugstesten worden uitgevoerd, zal gerechtvaardigd belang niet als grondslag kunnen dienen, omdat in dat geval bijzondere (gezondheids)gegevens worden verwerkt. Normaal gesproken zal het uitvoeren van alcohol- en drugstesten alleen zijn toegestaan indien daar een wettelijke verplichting voor is (zoals in de luchtvaartsector).
