Indien een werkzoekende met een potentiële werkgever in contact komt om bij hem in dienst te treden, worden er veel persoonsgegevens verwerkt. Denk aan een sollicitatiebrief, een curriculum vitae, notities van een sollicitatiegesprek, een screening of een medische of psychologische keuring. In beginsel mogen in een sollicitatieprocedure slechts persoonsgegevens worden verwerkt voor (i) het beoordelen van de werkzoekende op zijn/haar kwaliteiten voor de opengevallen functie, (ii) de afhandeling van de door de werkzoekende gemaakte onkosten en (iii) het – indien nodig – toegang verlenen aan de werkzoekende tot het gebouw van de potentiële werkgever.
Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens heeft daarbij speciale aandacht, aangezien deze met het oog op voornoemde doelen op enkele beperkte uitzonderingen na niet mogen worden verwerkt. Een potentiële werkgever mag tijdens een sollicitatiegesprek bijvoorbeeld niet vragen naar de gezondheid van een werkzoekende of naar het feit of een werkzoekende zwanger is (of wil worden). De verwerking van persoonsgegevens moet ook steeds proportioneel zijn. Denk bijvoorbeeld aan de noodzaak van een screening.
Een veelgemaakte fout is dat persoonsgegevens uit sollicitatieprocedures te lang worden bewaard. Hoofdregel is dat sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken mogen worden bewaard nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd. Uiteraard kunnen de persoonsgegevens met toestemming van de werkzoekende langer worden bewaard, waarbij een termijn van één jaar redelijk is.
