Privacy en de medewerker; inzage in het personeelsdossier

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt (betrokkenen) verschillende rechten. Een betrokkene kan bijvoorbeeld o.a. recht hebben op rectificatie, een beperking van de verwerking, het wissen van gegevens en recht op inzage. In twee recente uitspraken hebben rechters geoordeeld of het recht op inzage ook geldt ten aanzien van een personeelsdossier.  

In een kort geding bij Rechtbank Midden-Nederland op 25 juli 2018 ging de zaak over het invorderen van een lease-auto en telefoon tijdens ziekte van de medewerker. In een andere uitspraak van Rechtbank Den Haag op 31 augustus 2018 gaat het om een re-integratietraject dat niet goed verloopt, waarbij de werkgever uiteindelijk overgaat tot een loonstopzetting. In beide rechtszaken verzetten de betreffende medewerkers zich tegen het handelen van de werkgever. In beide procedures worden naast de vorderingen op grond van het arbeidsrecht een vordering ingesteld op grond van de AVG. De personeelsleden vorderen namelijk inzage in en een kopie van hun personeelsdossier. De werknemers hadden in beide gevallen recht op inzage in hun personeelsdossier. De uitspraken geven meer duidelijkheid over hoe met het inzagerecht omgegaan moet worden.  

Hoe moet er met een verzoek tot inzage worden omgegaan? Hieronder een aantal aandachtspunten die hierbij gelden: 

• Stel vast of degene die het verzoek doet ook daadwerkelijk de betrokkene is. Dit is vanwege de vaak directe relatie tussen werkgever/werknemer natuurlijk in mindere mate een aandachtspunt bij inzageverzoeken van personeelsleden. Naar mate de organisatie groter is of wanneer het om een andere situatie gaat waarin er een inzageverzoek wordt gedaan, is dit zeer zeker een aandachtspunt.
  
  
• De gevraagde gegevens moeten in principe zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand worden verstrekt.
  
  
• Een verzoek tot inzage mag maar om een paar redenen worden geweigerd. Voorbeelden van gronden om niet aan het verzoek te voldoen zijn de nationale veiligheid, bescherming van de betrokkene of het innen van een vordering.
  
  
• Het personeelslid moet het recht makkelijk kunnen uitoefenen en mag dit met redelijke tussenpozen herhaaldelijk uitoefenen.
  
  
• Het recht op inzage ziet niet alleen op inzage in het dossier, maar ook op een kopie ervan.
  
  
• Uit de uitspraak van Rechtbank Den Haag volgt dat ook documenten in het personeelsdossier die al eens aan een medewerker zijn verstrekt of waarvan hij/zij de inhoud al zou kennen, (weer) moeten worden gedeeld.
  
  
• Er mag alleen een redelijke vergoeding voor de administratieve kosten van het voldoen aan het inzageverzoek in rekening worden gebracht aan de medewerker.

Als werkgever loont het dus de personeelsdossiers op orde te hebben, zodat op een adequate manier aan verzoeken van werknemers kan worden voldaan. Onze verwachting is dat we steeds vaker zullen zien dat werknemers op grond van de AVG een vordering zullen instellen in een arbeidsrechtelijke kwestie. Niet alleen tot inzage, maar ook vanwege de mogelijke schending van andere verplichtingen die een werkgever op grond van privacywetgeving richting zijn medewerkers heeft. Hierbij kunt u denken aan het informeren van de medewerkers (zeker wanneer zij worden gemonitord ) en het kunnen voldoen aan rechten die medewerkers hebben. Het is daarom raadzaam om een organisatie hierop voor te bereiden. Dit kan onder andere door een hoofdstuk over privacy toe te voegen aan het personeelshandboek of een privacyverklaring toe te voegen aan de arbeidsovereenkomst. 

Wanneer u vragen heeft over het bovenstaande of andere vragen heeft over de AVG of het privacyrecht, aarzel dan niet om contact op te nemen met een van de advocaten die zijn gespecialiseerd op het gebied van privacy.